Máte kancelář zaskládanou starými papíry a nevíte si rady, jak správně na skladování podnikové dokumentace? Tady máte pár tipů díky kterým uvidíte, že archivace je hračka.
Podnikatelům a firmám v České republice ukládá zákon povinnost uchovávat velké množství dokumentů po datech jejich vydání. Jde třeba o faktury, účetní závěrky, výroční zprávy, mzdové listy či osobní spisy zaměstnanců. Různé dokumenty navíc vyžadují různě nutné délky archivace a občas, zvlášť pro nováčky v oboru bývá složité vyznat se v těchto pravidlech a zařídit se podle nich. A to zvlášť v případech, kdy je nutné některé dokumenty uchovávat třeba dalších 30 let.
Archiv doma nebo ve firemním skladu, jde to ale i online
Základní otázka, kterou je třeba si zodpovědět než se pustíte do revoluce ve své kanceláři, je určení místa pro váš archiv. Podnikatelé nebo malé start-upy si často vystačí s regály připevněnými k jedné stěně v místě výkonu činnosti. S tím, jak středním a větším firmám papírování přibývá je už na místě přemýšlet nad tím, jestli pro archiv vyčlení speciální místnost, nebo třeba využijí možnosti firemních externích skladů, kam mohou dokumenty poslat a uložit. Provozovatelé pak zároveň ručí i za skartaci dokumentů ve chvíli, kdy nadejde jejich čas.
Takřka všechny dokumenty lze skladovat také elektronicky. To má spoustu výhod, hlavně co se rychlé dohledatelnosti a zálohování týká. Nese to s sebou ale i jistá úskalí. Dokumenty archivované elektronicky musí splňovat řadu podmínek, jako třeba ověřený certifikovaný podpis s časovým razítkem. Pokud máte velké množství dokumentů, které byste chtěli uložit elektronicky, musíte počítat s tím, že minimálně na začátku vám to zabere násobně více času, než klasická archivace.
Popřemýšlejte o tom, co potřebujete mít po ruce a co ne
Udělejte si seznam dokumentů, které potřebujete mít po ruce a podle toho je pak budete třídit. Pokud se měsíčně vracíte k výkazům, je nelogické umístit je do krabice do místnosti na druhé straně budovy či do externího skladu. Pro dokumenty, které stále potřebujete, jsou vhodné klasické šanony do skříní, vysouvací kartotéky či převedení do elektronické verze.
Dokumentaci, jako jsou třeba mzdové listy či osobní složky zaměstnanců, které je třeba uchovávat 30 let, je naopak vhodné umístit někam na suché a teplé místo kde je jistota, že je nic během let nezničí. K takovým věcem se firmy nevrací až tak často, přesto mají jistotu v tom že ví, kde dokumenty hledat.
Oštítkované šanony a archivační krabice
Vašimi nejlepšími přáteli budou při skladování dokumentů šanony se štítky a archivační krabice. Šanony i krabice mají standardně dané rozměry a seženete je v každých kancelářských potřebách.
Doporučujeme seřadit si stejné typy dokumentů nejdřív k sobě dle obsahu a poté je rozdělit i podle období. Budete tak mít například šanon s názvem Mzdové listy 2010. Šanony pak vložíte do archivačních krabic, které taktéž označíte s tím, co se v nich skrývá a přidáte datum, kdy se má obsah krabice skartovat. Díky tomu pak budete mít přehled o tom, které dokumenty mohou nadobro opustit světlo světla a které je nutné si ponechat.
Závěrečné doporučení – pravidelně sledujte novely zákoníků práce týkající se archivace dokumentů pro firmy a podnikatele. Typicky jsou součástí pracovního či obchodního práva. Podmínky se mohou měnit, stejně tak jako nutné doby archivace pro různé typy dokumentů.
Hledáte sklad pro firemní dokumenty?
Podívejte se na naše služby, jsme levní a flexibilní!
20+ let pomáhám zákazníkům se stěhováním. Poslední roky také rozvíjím systém pronájmu skladovacích kontejnerů v Brně a okolí.
