Představte si, že stojíte uprostřed kanceláře plné kartonů, počítačů, kancelářského nábytku a dokumentů. Zítra máte předat klíče, ale nové prostory ještě nejsou připravené. Nebo možná rekonstruujete současnou kancelář a potřebujete na čas všechno někam uložit. Stěhování kanceláře je jako skládačka, kde každý dílek musí sedět na správné místo.
Mnozí podnikatelé si uvědomují složitost stěhování až v momentě, kdy je pozdě. Krátkodobé skladování během stěhování není jen luxus, ale nutnost! Naštěstí existuje hned několik možností, jak si s touto situací poradit. Od moderních self-storage skladů po mobilní kontejnery. Pojďme se na ně podívat.
Proč řešit úložný prostor při stěhování kanceláře?
Když jsem před lety pomáhal kamarádovi se stěhováním jeho malé IT firmy, naivně jsme si mysleli, že všechno zvládneme za jeden víkend. Realita byla jiná – nové prostory nebyly připravené, starý pronájem už končil, a my se ocitli s počítači a servery bez jasného plánu, kam je dát.
Čas je největší nepřítel každého stěhování. Zatímco u domácího stěhování si můžete dovolit být flexibilní, u firemního často čelíte pevným termínům. Smlouva na staré kanceláře končí v konkrétní den, nové ještě nejsou připravené, nebo probíhá rekonstrukce. V takových chvílích je sklad doslova záchranou.
Rizika špatného plánování jsou reálná a bolestivá. Chaos je to nejmenší, co se může stát. Mnohem horší jsou ztracené dokumenty – obzvlášť ty důležité smlouvy nebo účetní podklady, které najednou nikde nejdete. A co teprve poškozené vybavení?
Na druhou stranu, když máte promyšlené řešení skladování, získáváte organizaci, bezpečnost a flexibilitu. Věci jsou na bezpečném místě, máte k nim přístup, když je potřebujete a jedete podle plánu.
Kam uložit věci při stěhování kanceláře?
Máte na výběr několik možností, mezi nejoblíbenější patří:
Self-storage sklady
Self-storage sklady jsou dnes už běžnou součástí větších měst. Jedná se o zabezpečené objekty rozdělené na jednotlivé boxy různých velikostí, které si pronajímáte podle potřeby. Funguje to jednoduše – přijedete, uložíte věci do svého boxu, zamknete a odjedete.
Krása tohoto řešení je v flexibilitě velikostí. Malé firmy ocení boxy velikosti několika metrů čtverečních na dokumenty a elektroniku, zatímco větší společnosti mohou pronajmout prostory o velikosti malé místnosti. Většina skladů nabízí přístup 24/7, takže si můžete pro věci přijet i v neděli večer, pokud to situace vyžaduje.
Výhody:
- Flexibilní velikosti podle potřeby
- Přístup kdykoliv během dne i noci
- Vysoká úroveň zabezpečení
- Možnost krátkodobého i dlouhodobého pronájmu
Nevýhody:
- Musíte si organizovat dopravu věcí sami
- Při častějším přístupu se náklady sčítají
- Omezená manipulace s těžkým vybavením
Skladovací haly
Pro firmy s velkým množstvím kancelářského nábytku a vybavení jsou ideální klasické skladovací haly. Mnohé haly poskytují také služby manipulace s těžkým vybavením. To oceníte zejména při stěhování trezorů, velkých kopírek nebo serverových skříní.
Výhody:
- Velké prostory pro rozměrné vybavení
- Často dostupné manipulační služby
- Možnost uskladnění i nebalených předmětů
- Relativně nízká cena za metr čtvereční
Nevýhody:
- Obvykle omezené otevírací hodiny
- Méně flexibilní než self-storage
- Může být nutná minimální doba pronájmu v řádech měsíců
Skladovací kontejnery
Mobilní kontejnery představují elegantní řešení. Skladovat můžete jak v jejich areálu nebo u vás na pozemku. Prohlédněte si naši nabídku.
Výhody:
- Přistavení přímo k vašim prostorám
- Různé typy kontejnerů
- pronájem od 1 měsíce
- non-stop přístup
Nevýhody:
- není klimatizované
Skladování u stěhovací firmy
Mnoho stěhovacích společností dnes nabízí komplexní službu včetně vlastních skladů. Princip je jednoduchý: stěhováci přijedou, zabalí a odvezou vaše věci do svého skladu, kde je uskladní, a v dohodnutém termínu je přivezou do nových prostor.
Toto “all-in-one” řešení je ideální pro firmy, které chtějí mít vše vyřešené u jednoho dodavatele. Nemusíte koordinovat více firem ani se starat o logistiku – prostě jen zadáte, co potřebujete, a zbytek se děje bez vašeho přičinění. Takovou službu nabízí například Stěhování Staněk.
Výhody:
- Komplexní služba od jednoho dodavatele
- Profesionální balení a manipulace
- Žádná starost s organizací
- Často výhodnější cena než kombinace více služeb
Nevýhody:
- Závislost na jednom dodavateli
Dočasné úložiště v pronajatých prostorách
Někdy je nejjednodušším řešením krátkodobý pronájem prázdné kanceláře nebo zasedací místnosti pouze za účelem uskladnění. Tento přístup se hodí spíše jako doplňkové řešení nebo pro velmi krátké období.
Výhody:
- Rychlé řešení bez dlouhých kontraktů
- Možnost přístupu v běžné pracovní době
- Vhodné pro menší množství věcí
Nevýhody:
- Obvykle drahé v přepočtu na prostor
- Minimální zabezpečení
- Časově omezené řešení
Jak vybrat správné řešení pro vaši firmu?
Délka uskladnění – krátkodobé vs. dlouhodobé
Prvním kritériem je doba uskladnění. Potřebujete uložit věci na týden, nebo na několik měsíců? Pro krátkou (do měsíce) se vyplatí kontejnery nebo služby stěhovacích firem. Pro dlouhodobější skladování jsou ekonomicky výhodnější haly.
Velikost kancelářského vybavení a objem věcí
Objem a charakter vašeho vybavení hraje klíčovou roli. Máte hlavně dokumenty a menší elektroniku? Stačí menší self-storage box. Stěhujete kompletní kancelář s nábytkem? Budete potřebovat halu nebo velký kontejner.
Praktický tip: Projděte si kancelář a spočítejte krabice, nábytek a techniku. Většina poskytovatelů skladování vám na základě tohoto seznamu dokáže doporučit optimální velikost a cenu.
Bezpečnost uložených věcí
Ne všechny sklady nabízejí stejnou úroveň zabezpečení. Pokud ukládáte citlivé dokumenty, elektroniku nebo cenné vybavení, investujte do skladu s kamerovými systémy, alarmy a omezeným přístupem. F
Dostupnost a lokalita skladu
Vzdálenost od vašich současných nebo budoucích prostor ovlivní náklady. Každá cesta na sklad stojí čas i peníze.
Cena
Náklady se liší nejen podle typu skladování, ale i podle lokality a délky pronájmu.
Nejčastější chyby, kterých se firmy dopouštějí
- Podcenění objemu věcí – lidé si myslí, že jejich kancelář je malá, ale když začnou balit, zjistí, že potřebují dvojnásobný prostor, než očekávali.
- Špatně zvolený typ skladu – pokud potřebujete non-stop přístup, vybírejte skladovací kontejner
- Nečitelné nebo žádné označení krabic – po měsících ve skladu už nevíte, kde jsou tiskárny a kde účetní doklady.
- Špatná organizace k věcem během uskladnění – nejdůležitější dokumenty a vybavení dejte dopředu skladu
20+ let pomáhám zákazníkům se stěhováním. Poslední roky také rozvíjím systém pronájmu skladovacích kontejnerů v Brně a okolí.
